Una factura electrónica es un tipo de comprobante fiscal digital que tiene la misma validez legal que una factura en papel, pero se emite y se recibe de forma digital. Este tipo de factura es generado, enviado, y recibido electrónicamente, lo que agiliza el proceso de facturación y reduce la necesidad de documentación física. La factura electrónica suele cumplir con normativas específicas según el país, y, en la mayoría de los casos, es obligatoria para registrar operaciones comerciales ante la autoridad fiscal correspondiente.
Características principales de una factura electrónica:
- Formato digital: Generalmente se emite en formatos estandarizados como XML o PDF.
- Autenticidad y seguridad: Incluye una firma digital que garantiza la identidad del emisor y la integridad de los datos.
- Validez fiscal: Es aceptada como comprobante legal y fiscal, con el mismo valor que una factura física.
- Automatización: Permite el envío y recepción automáticos, así como el registro y archivo digital.
- Normativas locales: Cada país tiene regulaciones específicas para su generación, que pueden incluir validaciones, timbrados, o certificados digitales.
Beneficios de la factura electrónica
- Reducción de costos en papel, almacenamiento, y envío.
- Agilidad en el proceso contable al automatizar el registro y la clasificación.
- Facilidad para el cumplimiento fiscal y acceso a auditorías electrónicas.
- Menor impacto ambiental al reducir el uso de papel.
En varios países, como México con el CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) y España con la factura electrónica o "Facturae", este tipo de factura es obligatorio para empresas y contribuyentes.
Existen varias formas de generar una factura electrónica, y las tres más comunes son:
1. Plataforma del Servicio de Administración Tributaria (SAT) o Agencia Fiscal
Algunos gobiernos, como en México, ofrecen una plataforma gratuita para que los contribuyentes emitan facturas electrónicas de forma directa. En México, por ejemplo, el SAT tiene un portal en línea para la generación de CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet). Este método suele ser ideal para negocios pequeños que emiten pocas facturas.
- Ventajas: Gratuito y fácil de usar para facturación esporádica.
- Desventajas: Puede ser lento y limitado en cuanto a opciones personalizables.
2. Software de Facturación Electrónica
Muchas empresas optan por utilizar un software especializado en facturación electrónica que permite gestionar y emitir facturas de forma más eficiente y con más funcionalidades, como control de inventario, contabilidad y reportes. Estos programas suelen estar conectados al sistema de la autoridad fiscal para validar y certificar las facturas automáticamente.
- Ventajas: Automatización, opciones de personalización, y generación masiva de facturas.
- Desventajas: Costo de suscripción y necesidad de capacitación para su uso.
3. Proveedor Autorizado de Certificación (PAC)
Un PAC es una entidad autorizada por la autoridad fiscal para validar y certificar facturas electrónicas en nombre del contribuyente. Estos proveedores suelen ofrecer una plataforma en línea donde los usuarios pueden cargar sus facturas para validación y emisión. Este método es ideal para empresas que emiten grandes volúmenes de facturas o necesitan integraciones específicas.
- Ventajas: Asegura cumplimiento normativo, rapidez en la certificación, y facilidad de integración con sistemas de gestión empresarial.
- Desventajas: Costo asociado a cada factura emitida o al servicio en general.
Cada método tiene sus ventajas según el tamaño del negocio, la cantidad de facturas que se emiten y el presupuesto.
A continuación, te doy una guía paso a paso para crear una factura electrónica en España. En este país, las facturas electrónicas suelen seguir el formato de Facturae y deben cumplir con ciertos requisitos fiscales y técnicos. Esto implica un proceso que incluye el uso de software, la firma electrónica y el envío a través de una plataforma adecuada.
1. Preparativos y Requisitos Previos
Antes de empezar a generar facturas electrónicas, asegúrate de contar con lo siguiente:
Certificado digital: Debes tener un certificado digital emitido por una entidad certificadora (FNMT o cualquier otra entidad reconocida) que autentifique la identidad de tu empresa. Esto es necesario para firmar electrónicamente la factura.
Software de facturación compatible con Facturae: Existen varias opciones gratuitas y de pago que permiten crear facturas en el formato Facturae. Algunos ejemplos son Facturae (programa del Ministerio de Hacienda), A3ERP, Holded, Sage, entre otros.
Clave de usuario y acceso: Para emitir facturas electrónicas a entidades públicas en España, necesitas un usuario y contraseña en la plataforma FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) del Gobierno español.
2. Configura tu Certificado Digital
Para usar tu certificado digital en la firma de facturas, debes instalarlo en tu navegador o sistema de facturación:
Instalación en el navegador: Para cargarlo, abre tu navegador (preferiblemente Firefox o Chrome), ve a “Configuración” y en el apartado de “Privacidad y Seguridad”, selecciona “Certificados”. Sigue las instrucciones para importar el certificado.
Configuración en el software de facturación: Asegúrate de que el software que uses pueda reconocer tu certificado digital para firmar las facturas automáticamente.
3. Creación de la Factura en el Formato Facturae
Ahora que tienes el certificado listo, puedes comenzar a crear la factura. Sigue estos pasos en tu software:
4. Firma Electrónica de la Factura
La firma electrónica garantiza la autenticidad e integridad de la factura. Este paso se realiza automáticamente al exportar la factura desde el software de facturación:
- Activa el certificado digital en el software. La mayoría de los programas configurarán la firma electrónica como parte del proceso de exportación en XML.
- Exporta y firma: Guarda la factura en formato Facturae (extensión XML) con la firma digital integrada.
5. Envío de la Factura Electrónica
Una vez que la factura está generada y firmada, tienes dos opciones para su envío:
Para clientes privados: Puedes enviarla por correo electrónico como archivo adjunto en formato XML o PDF (si el software genera ambos). Asegúrate de incluir el formato electrónico, pues es el legalmente válido.
Para clientes públicos (Administraciones Públicas):
- Sube la factura en la plataforma FACe: Ingresa a la plataforma FACe (https://face.gob.es), selecciona la opción de enviar factura, completa los datos necesarios (órgano receptor, unidad tramitadora, etc.), y adjunta el archivo XML con la firma.
6. Validación y Confirmación del Recibo
Para verificar que la factura ha sido recibida y validada correctamente:
Clientes privados: Puedes solicitar una confirmación de recepción o, en algunos casos, recibir un acuse de recibo electrónico.
Clientes públicos: En la plataforma FACe, recibirás un número de referencia de la factura, y puedes consultar su estado. Esto también permite obtener un acuse de recibo de la entidad pública.
Resumen de Herramientas y Requisitos:
- Certificado digital para firmar electrónicamente (emitido por FNMT o entidad autorizada).
- Software de facturación compatible con el formato Facturae (XML).
- Acceso a FACe (para facturas a Administraciones Públicas).
Con estos pasos, podrás emitir facturas electrónicas válidas en España, cumpliendo con todos los requisitos fiscales y legales.
Aquí tienes una lista de los principales programas para emitir facturas electrónicas en España compatibles con el formato Facturae. Cada uno tiene características particulares, y aquí detallamos los pros y contras más relevantes.
1. Facturae (Ministerio de Hacienda)
Este es un software gratuito proporcionado por el Ministerio de Hacienda de España, ideal para pequeños negocios o autónomos que necesitan una solución sencilla y sin coste.
Pros:
- Gratuito y accesible para cualquier contribuyente.
- Actualizaciones automáticas de compatibilidad con los últimos requisitos del formato Facturae.
- Fácil de configurar para trabajar con el certificado digital.
Contras:
- Interfaz limitada y poco intuitiva, lo que puede hacer el proceso lento.
- Falta de integración con sistemas de contabilidad o gestión empresarial.
- Funcionalidades básicas sin opciones avanzadas para reportes o gestión de clientes.
2. A3Factura
A3Factura, de Wolters Kluwer, es una herramienta muy popular entre autónomos y pequeñas empresas. Ofrece funcionalidades de facturación electrónica, gestión contable y otras herramientas de administración.
Pros:
- Interfaz amigable y fácil de usar con soporte técnico accesible.
- Integración contable con otros programas de Wolters Kluwer, ideal para quienes necesitan una solución integral.
- Generación de facturas compatibles con Facturae y posibilidad de firma electrónica.
Contras:
- Costo de suscripción para acceder a las funcionalidades completas.
- Puede ser excesivo para autónomos o microempresas que emiten pocas facturas.
- Las integraciones adicionales tienen un costo extra.
3. Holded
Holded es una solución en la nube que abarca contabilidad, facturación, inventario, y proyectos, especialmente popular entre pymes y autónomos. Compatible con el formato Facturae.
Pros:
- Interfaz moderna y fácil de personalizar, accesible desde cualquier dispositivo.
- Incluye una amplia gama de funciones adicionales, como CRM, gestión de inventario y contabilidad.
- Facilita el envío directo de facturas electrónicas a FACe.
Contras:
- Costo mensual para acceder a todas las funcionalidades, aunque tiene una versión gratuita limitada.
- Para empresas más grandes, puede resultar limitado en funciones avanzadas de gestión empresarial.
- Requiere conexión a internet constante.
4. Sage 50cloud
Sage 50cloud es un software de gestión empresarial muy completo, orientado a pymes, que incluye módulos de contabilidad, facturación, inventario y nómina. Es compatible con el formato Facturae y facilita la integración con otras herramientas de Sage.
Pros:
- Funcionalidad integral para empresas con necesidades contables avanzadas.
- Integración sencilla con Microsoft Office y otros sistemas.
- Personalización y herramientas avanzadas de reporte.
Contras:
- Costo elevado, orientado a empresas con un mayor volumen de operaciones.
- Requiere de un período de aprendizaje para dominar sus funcionalidades.
- Soporte técnico con coste adicional si no se incluye en la suscripción.
5. Billage
Billage es una herramienta orientada a autónomos y pymes, que ofrece funcionalidades de facturación, gestión de proyectos y CRM, además de ser compatible con el formato Facturae para la emisión de facturas electrónicas.
Pros:
- Interfaz intuitiva y fácil de usar sin necesidad de formación previa.
- Gestión completa de proyectos y tareas, ideal para autónomos y pequeñas empresas de servicios.
- Incluye CRM básico para la gestión de clientes y facturación desde el mismo sitio.
Contras:
- Funcionalidades limitadas en la versión gratuita.
- No cuenta con integración avanzada para contabilidad.
- Soporte técnico con tiempo de respuesta lento en algunas ocasiones.
6. Contasimple
Contasimple es una plataforma en línea que facilita la facturación, contabilidad y generación de impuestos para autónomos y pequeñas empresas. Es compatible con Facturae, lo que permite emitir facturas electrónicas válidas en España.
Pros:
- Accesible y económico con una interfaz sencilla.
- Ofrece gestión contable integrada y generación automática de modelos tributarios (303, 130, etc.).
- Disponible tanto en versión web como en app móvil.
Contras:
- No es tan personalizable como otras herramientas.
- Puede quedarse corto para empresas de mayor tamaño que necesiten más integraciones.
- Funcionalidades avanzadas solo están disponibles en planes de pago.
Resumen
Cada programa tiene sus ventajas dependiendo del tamaño de la empresa, necesidades de gestión y presupuesto:
- Para autónomos o pequeñas empresas que emiten pocas facturas: Facturae (gratuito) o Contasimple.
- Para pymes que buscan una gestión integral: Holded o Billage, que ofrecen un rango amplio de herramientas y CRM integrado.
- Para empresas medianas o con necesidades contables avanzadas: Sage 50cloud o A3Factura, aunque implican un mayor costo.
Elegir el software adecuado depende del volumen de facturación y de las necesidades de gestión adicionales que tenga la empresa.
Aquí tienes un ranking de los programas de facturación electrónica mencionados, evaluados por su relación calidad-precio en euros, con una breve explicación del costo aproximado y las funcionalidades que ofrecen por ese precio. Los precios pueden variar según el plan y si hay promociones especiales.
Ranking de Programas de Facturación Electrónica por Relación Calidad-Precio
1. Contasimple - (Desde 8€/mes)
- Características: Facturación electrónica compatible con Facturae, contabilidad básica, generación de modelos tributarios (303, 130), acceso móvil, y algunas integraciones simples.
- Pros: Económico y con buena funcionalidad para autónomos y pequeñas empresas. La versión básica ya cubre necesidades fiscales y de facturación electrónica.
- Contras: Carece de personalización avanzada y no es tan completo para gestión empresarial integral.
- Relación calidad-precio: Excelente para quienes buscan lo esencial en facturación y contabilidad.
2. Billage - (Desde 9€/mes)
- Características: Facturación compatible con Facturae, CRM básico, gestión de proyectos y tareas, informes sencillos, accesible desde dispositivos móviles.
- Pros: Buena relación calidad-precio para autónomos y pymes de servicios, con CRM y gestión de proyectos.
- Contras: Las funcionalidades avanzadas están en planes superiores; la versión básica tiene algunas limitaciones.
- Relación calidad-precio: Excelente para empresas pequeñas que desean funciones adicionales de gestión de clientes y proyectos.
3. Holded - (Desde 12€/mes)
- Características: Facturación compatible con Facturae, contabilidad integrada, CRM, inventario, gestión de proyectos, y diversas automatizaciones.
- Pros: Interfaz moderna y con múltiples funcionalidades, ideal para pymes que buscan una gestión más amplia.
- Contras: La versión gratuita es limitada, y la integración avanzada requiere planes más costosos.
- Relación calidad-precio: Muy buena para pymes que requieren un sistema de gestión integral.
4. A3Factura (Wolters Kluwer) - (Desde 20€/mes)
- Características: Facturación compatible con Facturae, integración contable con otras herramientas de Wolters Kluwer, opciones avanzadas de informes.
- Pros: Integra fácilmente con soluciones contables y fiscales avanzadas, ideal para pymes que necesitan contabilidad sólida.
- Contras: Precio algo elevado para funciones avanzadas; soporte técnico puede implicar un coste adicional.
- Relación calidad-precio: Muy buena para empresas que usan la suite de Wolters Kluwer y necesitan una contabilidad avanzada.
5. Sage 50cloud - (Desde 45€/mes)
- Características: Facturación y contabilidad integradas, inventario, informes avanzados, acceso a través de la nube y posibilidad de integración con Microsoft Office.
- Pros: Muy completo y adecuado para empresas que necesitan contabilidad detallada, inventario y funciones avanzadas de facturación.
- Contras: Elevado coste, más adecuado para pymes con necesidades de gestión compleja.
- Relación calidad-precio: Buena para empresas medianas que necesitan un sistema completo y tienen un presupuesto mayor.
6. Facturae (Ministerio de Hacienda) - (Gratuito)
- Características: Facturación electrónica básica en formato Facturae, sin coste y sin integración de funcionalidades avanzadas.
- Pros: Ideal para quienes necesitan una opción sin coste y cumplen con requerimientos básicos.
- Contras: Interfaz limitada, sin funciones de gestión adicionales ni soporte técnico dedicado.
- Relación calidad-precio: Ideal para facturación ocasional o de bajo volumen sin costo adicional.
Conclusión
Para autónomos o pequeñas empresas que solo necesiten facturación básica y contabilidad simple, Contasimple y Billage son las opciones más recomendables en relación calidad-precio. Holded es excelente para pymes que necesitan funcionalidades adicionales, y Sage 50cloud es adecuado para empresas más grandes que buscan una solución integral.
Si el presupuesto es limitado o la facturación es esporádica, Facturae del Ministerio de Hacienda es una alternativa gratuita. Sin embargo, para una experiencia más completa y una gestión integral, los programas pagos ofrecen más valor.